Ken je dat gevoel? Je hebt een account aangemaakt op een website of app, en nu ontvang je nog steeds reclame of denk je: waarom hebben ze mijn data eigenlijk nog?
▶Inhoudsopgave
Misschien wil je gewoon schoon schip maken. De Algemene Verordening Gegevensbescherming, oftewel de AVG, geeft je hierbij een krachtig wapen in handen: het recht op vergetelheid. Dit betekent dat je bedrijven kunt vragen om jouw persoonsgegevens te verwijderen. In dit artikel leg ik je precies en in simpel Nederlands uit hoe je een correct en officieel verwijderverzoek schrijft.
Wanneer mag je jouw gegevens laten verwijderen?
Voordat je je toetsenbord pakt, is het goed om te weten wanneer je hier recht op hebt.
- Je persoonsgegevens niet langer nodig zijn voor het doel waarvoor ze zijn verzameld.
- Je toestemming hebt gegeven voor het verwerken van je gegevens, maar je deze nu intrekt.
- Je bezwaar maakt tegen de verwerking en er geen zwaardere belangen (zoals een wettelijke plicht) zijn om ze toch te bewaren.
- De gegevens onrechtmatig zijn verwerkt.
- Je jonger bent dan 16 jaar en je persoonsgegevens online zijn verzameld via een app of website. In dit geval moet het bedrijf altijd verwijderen als jij daarom vraagt.
De Autoriteit Persoonsgegevens (AP) stelt duidelijke voorwaarden. Je mag een verzoek indienen als: Een uitzondering is er wanneer een bedrijf wettelijk verplicht is om je gegevens langer te bewaren, bijvoorbeeld voor de Belastingdienst.
Stap 1: Zo vind je de juiste contactpersoon
Voordat je een brief stuurt, moet je weten naar wie je deze stuurt. Veel bedrijven hebben een Functionaris voor de Gegevensbescherming (FG) of een privacyteam.
Dit staat vaak onderaan de website in het privacybeleid. Staat dit er niet? Geen paniek. Je mag je verzoek ook sturen naar de algemene klantenservice.
Geen contactgegevens? Gebruik de KVK
Zij zijn verplicht je verzoek door te zetten naar de juiste persoon binnen het bedrijf.
Als je echt niet kunt vinden wie je moet hebben, kijk dan op de website van de Kamer van Koophandel (KVK). Daar vind je de officiële bedrijfsgegevens, inclusief het vestigingsadres. Een brief per post is dan nog steeds een geldige optie.
Stap 2: De opbouw van je brief
Een officieel verzoek hoeft geen juridisch hoogstandje te zijn, maar het moet wel duidelijk en volledig zijn.
Wat moet er in ieder geval in staan?
Je hoeft geen ingewikkelde taal te gebruiken. Houd het kort, krachtig en vriendelijk. Hieronder vind je een simpele structuur die je kunt volgen. Om te voorkomen dat het bedrijf je verzoek naast zich neerlegt, moet je drie dingen duidelijk maken:
- Wie je bent: Noem je naam, adres, woonplaats en e-mailadres. Een bedrijf mag je identiteit controleren om te voorkomen dat iemand anders met je gegevens aan de haal gaat.
- Welke gegevens je wilt laten verwijderen: Wees zo specifiek mogelijk. Vermeld bijvoorbeeld je e-mailadres, telefoonnummer, gebruikersnaam of klantnummer. Weet je niet precies welke gegevens het bedrijf van je heeft? Vraag dan ook om een overzicht. Je hebt namelijk ook recht op inzage.
- De wettelijke grondslag: Je hoeft niet per se een wetsartikel te noemen, maar je kunt wel aangeven dat je je beroept op je recht op vergetelheid uit de AVG.
Stap 3: Een voorbeeldbrief die je kunt gebruiken
Het helpt om een sjabloon te hebben. Hieronder vind je een voorbeeld dat je kunt kopiëren en aanpassen. Dit is gebaseerd op de voorbeeldbrieven van de Autoriteit Persoonsgegevens, maar dan in gewone taal.
Modelbrief voor verwijdering
[Je naam] [Je adres] [Je postcode en woonplaats] [Je e-mailadres] [Je telefoonnummer] [Naam van het bedrijf] [T.a.v. Functionaris voor de Gegevensbescherming of klantenservice] [Adres van het bedrijf] [Postcode en plaats van het bedrijf] [Plaats, datum] Betreft: Verzoek tot verwijdering van mijn persoonsgegevens op grond van de AVG Geachte mevrouw, meneer, Ik verzoek u vriendelijk om mijn persoonsgegevens te verwijderen uit uw systemen. Ik beroep mij hierbij op mijn recht op vergetelheid, zoals vastgelegd in artikel 17 van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Mijn persoonsgegevens zijn als volgt: - Naam: [Vul hier je naam in] - E-mailadres: [Vul hier je e-mailadres in] - Gebruikersnaam: [Vul hier je gebruikersnaam in, als je die hebt] - Klantnummer: [Vul hier je klantnummer in, als je die hebt] Ik heb geen goede reden (meer) voor uw organisatie om mijn gegevens te bewaren. Verwijder daarom al mijn persoonsgegevens uit uw bestanden, inclusief eventuele back-ups, tenzij er een wettelijke plicht is om ze langer te bewaren. Graag ontvang ik binnen vier weken een bevestiging dat mijn gegevens zijn verwijderd. Als u mijn verzoek afwijst, ontvang ik graag een duidelijke onderbouwing waarom. Mocht u meer informatie nodig hebben, neem dan contact op via bovenstaand e-mailadres. Met vriendelijke groet, [Je handtekening] [Je naam]
Stap 4: Versturen en bewijzen
Als je de brief hebt geschreven, is het belangrijk dat je kunt bewijzen dat je hem hebt verstuurd. Stuur de brief daarom per e-mail of aangetekende post.
Een e-mail met leesbevestiging is vaak al voldoende. Bewaar de bevestiging dat het bedrijf je e-mail heeft ontvangen.
Als het bedrijf niet reageert of weigert, kun je een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.
Handige tools om je te helpen
Er zijn organisaties die je kunnen helpen bij het opstellen en verzenden van verzoeken. Bits of Freedom heeft bijvoorbeeld de tool My Data Done Right ontwikkeld.
Hiermee kun je eenvoudig verzoeken opstellen, versturen en bijhouden. Dit is handig als je meerdere bedrijven wilt aanschrijven of als je niet zeker weet of je brief goed is.
Wat als het bedrijf niet reageert?
Een bedrijf moet je verzoek serieus nemen. Ze mogen je verzoek niet zomaar negeren.
De wettelijke termijn voor een reactie is vier weken. In sommige gevallen mag deze termijn met nog eens vier weken worden verlengd, maar ze moeten je daarover wel informeren. Reageert het bedrijf niet of weigert het zonder goede reden?
Dan kun je een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens. Zij kunnen onderzoek doen en het bedrijf op de vingers tikken.
Conclusie
Het schrijven van een officieel verwijderverzoek hoeft niet moeilijk te zijn. Met een duidelijke structuur, je persoonlijke gegevens en een specifieke omschrijving van wat je wilt laten verwijderen, kom je al een heel eind.
Onthoud dat je recht hebt op privacy en dat de AVG je helpt dit recht te beschermen. Dus pak die pen, stuur die e-mail en maak je digitale voetafdruk kleiner.
Veelgestelde vragen
Hoe kan ik een bedrijf verzoeken om mijn gegevens te verwijderen?
Je kunt een bedrijf vragen om je persoonsgegevens te verwijderen door een formele schriftelijke verzoek in te dienen. Zorg ervoor dat je in je verzoek duidelijk aangeeft wie je bent, je adres en contactgegevens, en leg uit waarom je de verwijdering van je gegevens wilt. Je kunt dit doen via de contactgegevens van het bedrijf of via de KVK.
Hoe kan ik mijn persoonsgegevens laten verwijderen?
Als je het recht hebt om je gegevens te laten verwijderen, kun je een verzoek indienen via de contactgegevens van het bedrijf. Controleer of het bedrijf een Functionaris voor Gegevensbescherming (FG) of privacyteam heeft, vaak te vinden in het privacybeleid van de website. Als je geen contactgegevens vindt, kun je je verzoek sturen naar de algemene klantenservice of de KVK.
Wat is de wettelijke termijn voor het verwijderen van AVG-gegevens?
Volgens de AVG mogen gegevens niet langer bewaard worden dan noodzakelijk voor het specifieke doel waarvoor ze zijn verzameld. Er zijn uitzonderingen, zoals wettelijke bewaartermijnen voor financiële administratie (7 jaar) of marketinggegevens, maar in de meeste gevallen moet je persoonsgegevens verwijderd worden als ze niet langer nodig zijn.
Hoe kan ik een AVG-verzoek indienen?
Je kunt een AVG-verzoek indienen door een formele schriftelijke verzoek in te dienen bij het bedrijf waar je de gegevens hebt opgegeven. Zorg ervoor dat je je identiteit duidelijk vermeldt en de reden voor je verzoek uitlegt. Je kunt dit schriftelijk doen via de contactgegevens van het bedrijf.
Wat is een verzoek tot verwijdering van persoonsgegevens volgens de AVG?
Volgens de AVG heb je het recht om je persoonsgegevens te laten verwijderen, ook wel het ‘recht op vergetelheid’ genoemd. Dit is mogelijk als de gegevens niet langer nodig zijn voor het doel waarvoor ze zijn verzameld, je je toestemming hebt ingetrokken, of er geen geldige basis meer is voor de verwerking.